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Depuis un annuaire papier

Beaucoup de structures tiennent encore un annuaire local au format papier ou dans un fichier Excel partagé. Cette page décrit une méthode éprouvée pour passer progressivement à DPS77 sans tout casser.

Étape 1 : inventaire

Avant de saisir quoi que ce soit dans DPS77, faites la liste exhaustive de ce que contient l’annuaire existant :

  • Nombre de professionnels
  • Nombre de structures
  • Champs renseignés (nom, spécialité, téléphone, horaires, etc.)
  • Date de dernière mise à jour par fiche

Cet inventaire permet de mesurer l’effort et d’identifier les fiches obsolètes qu’il ne faudra pas reprendre.

Étape 2 : tri

Séparez en trois piles :

  1. À reprendre telles quelles : fiches récentes et justes
  2. À vérifier avant reprise : fiches anciennes mais utiles
  3. À abandonner : fiches obsolètes (professionnel parti, structure fermée, doublons)

La pile 3 ne doit pas être migrée. C’est l’occasion de faire le ménage.

Étape 3 : saisie par lots

Ne pas tout saisir en une fois. Procéder par lots de 10 à 20 fiches :

Lot initial

Commencer par les 10 fiches qui bougent le plus souvent (celles qu’on met à jour le plus). Les créer dans DPS77, les publier, vérifier qu’elles apparaissent correctement côté public.

Vérification terrain

Envoyer un email au professionnel concerné pour lui dire “votre fiche est maintenant publique sur DPS77, voici le lien, dites-nous si une information est fausse”. C’est une étape cruciale de contrôle et d’adhésion.

Lots suivants

Enchaîner les lots toutes les deux semaines, en corrigeant au passage les erreurs remontées sur les lots précédents.

Clôture

Quand 90% de l’annuaire est repris, archiver l’annuaire papier avec la mention “obsolète, voir DPS77” bien visible.

Pour aller plus loin

Besoin d’aide ? Contactez l’équipe DirectProSanté 77 : contact@directprosante.fr

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